Si hay un proceso que genera una enorme carga de trabajo a nuestros clientes es el envío, creación y registro de la encuestas y certificados que hay que poner a disposición de los participantes en los cursos bonificados.
Es una tarea puramente administrativa, ardua, y trabajosa, más aún cuando se combinan cursos presenciales y online, con diferentes plataformas, proveedores y sistemas. Para tratar de darle solución desde Alku acabamos de lanzar un Gestor documental de certificados y encuestas que, creemos resuelve este problema, cuyo coste, podría bonificarse como un gasto de gestión.
FUNDAE: gestor documental de certificados y encuestas
El proceso es muy sencillo:
- Se crea un cliente y se configura gráficamente su espacio (logos y colores)
- Se crean las acciones formativas con toda las características: tipología, grupos, datos, información del certificado, fondo gráfico, etc…
- Se asignan los usuarios
- Se envían los mails (y comienza la automatización).
A. Comunicación
Lo primero que recibe el usuario/alumno es un mail indicándole que ya tiene disponible tanto el certificado como la encuesta del curso que acaba d realizar. Si el usuario no completa la encuesta o descarga el certificado, se le envían recordatorios periódicos (dentro de los 60 días de finalización de la acción formativa). El objetivo es que la mayoría de participantes completen las encuestas y descarguen los certificados.
Al pulsar en el enlace, el usuario accede a nuestro panel de control, a través de un enlace mágico (no hace falta contraseñas). Allí verá el curso y dos opciones: certificado y encuesta.
Si pulsa el certificado, el sistema solicita una firma biométrica para validar el proceso. La firma se incorpora al certificado resultante, que puede descargar directamente.
Ejemplo de certificado resultante
En el caso de la encuesta, aparecen los datos de la acción formativa y las preguntas asociadas.
B. Lo que ve el cliente
Lo habitual es que el cliente contrate a ALKU la gestión integral del gestor, de esta manera el coste asociado es totalmente variable, vinculado a las formaciones realizadas. Aunque la gestión de las formaciones la realicemos desde Alku, el gestor está diseñado para ofrecer al cliente una visualización y control de todas las actividades.
El cliente tiene un acceso dónde puede ver sus datos, por ejemplo, las acciones formativas realizadas (y consultar el estado de siutación).
Por ejemplo, al pulsar en uno de los cursos, vemos el detalle de la información y el estado de situación: si se han enviado mails, usuarios que han descargado, usuarios pendientes. El cliente también puede descargar todos los certificados o un informe de los resultados de las encuestas.
El cliente también puede ver los participantes globales, y el seguimiento de cada acción formativa.
En definitiva, estamos ante una solución que simplifica el proceso, reduce costes, garantiza el seguimiento y el cumplimiento de la legalidad, con un coste bonificable y unos informes válidos antes cualquier inspección por parte del SEPE.
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